Он нужен, чтобы лучше знать и понимать бизнес, его устройство, среду, в которой он работает, а, соответственно, иметь возможность эффективно управлять им.
В каждом конкретном случае цели анализа могут быть разными. Разберем сегодня некоторые из них.
Анализ бизнес-процессов позволяет:
- Описать процесс, его входы и выходы, иниицирующие и завершающие события, поставщиков и потребителей процесса, механизм, подпроцессы, функции, отдельные работы и действия в его составе.
Очевидное и первое, что должно быть сделано в процесса анализа: описать процесс. Чем качественнее и полнее будет выполнено описание, тем выше вероятность качественного выполнения задач, описанных ниже по списку.
- Описать цели и контекст процесса (зачем он существует).
Каждый процесс существует для чего-то (хотя бы в самом начале, когда его создавали). Важно понять, зачем он существует сейчас, нужен ли он, для чего.
- Оценить, соответствует ли настоящее состояние и цели процесса целям и стратегии предприятия, вписывается он ли в них.
Цели организации со временем меняются. В соответствии с ними должны меняться и процессы. Важно поддерживать это соответствие, актуальность процессов целям организации.
- Оценить, соответствует ли настоящее состояние процесса бизнес-среде и бизнес-правилам, в которых он выполняется.
- Определить место данного процесса в рамках более крупного процесса верхнего уровня.
Как правило, каждый процесс является часть более крупного процесса. Важно знать его место, роль и значение в процессе более высокого уровня.
- Определить роли подразделений-участников и точки передачи ответственности между ними.
- Выявить неэффективные либо избыточные действия и функции внутри процесса, найти способы оптимизации процесса.
Действия должны иметь цель и результат. Важно, чтобы они были необходимы для достижения целей процесса в целом, создавали ценность. Со временем отдельные действия или операции могут становиться неактуальными и должны быть исключены. Отдельные операции можно автоматизировать, исключив ручной труд. Что-то можно объединять с другими операциями в более крупные и т.д.
- Выявить проблемы, с которыми сопряжено исполнение процесса, узкие места, нарекания со стороны исполнителей и потребителей процесса.
Может быть так, что какие-то действия сейчас выполняются вручную, хотя можно было бы их автоматизировать. Где-то могут быть узкие места, которые сильно тормозят весь процесс в целом. Где-то может быть сильная асимметрия в нагрузке исполнителей. Где-то может хромать качество. Всё должно быть зафиксировано для дальнейшей обработки.
- Оценить объем потребляемых процессом ресурсов, возможности их сокращения.
- Оценить масштабируемость процесса.
- Выявить наиболее эффективные точки воздействия на процесс, возможные ключевые показатели эффективности.
Важно понять, в какой части процесса можно улучшить его, как оценивать эффективность процесса в целом и отдельных его элементов. В каком случае и для каких исполнителей нужно оценивать результаты процесса в целом, а для каких – только отдельные функции и действия.
- Описать перечень выявленных возможностей улучшения качества и производительности процесса.
Финальная часть анализа – подведение итогов. Кроме описания процесса и его особенностей, нужно зафиксировать все выявленные возможности его улучшения для дальнейшей обработки и усовершенствования.