Ответ на вопрос не всегда очевиден. Мое мнение по нему в данной статье.
Ранее мы уже затрагивали эту тему, но вопрос остается актуальным.
Среди тех, кто обращается за созданием финансовых моделей, отчетов, разного рода расчетных таблиц есть те, кто хочет получить некое подобие учетной системы на базе табличного редактора (далее Excel, но имеем ввиду и Google Sheets, и Calc, и другие). Последним сейчас часто отказываю просто потому, что это может стать крайне неэффективным вложением денег.
Первый вопрос, который обычно задаю в таких случаях – что конкретно вы хотите учитывать здесь?
Вариантов ответа может быть много.
Кто-то хочет просто вести доходы и расходы в Эксель. Кто-то хочет, кроме доходов и расходов, вести ещё учет движения денег. Кто-то плюсом к этому вести учет задолженности как клиентов, так и перед поставщиками, и так далее.
Следующими, как правило, будут несколько уточняющих вопросов об объемах информации (кол-во документов, кол-во сотрудников, желаемая структура таблиц, справочники и т.д.), которые будут проходить через эти таблицы, видах и формате отчетов, которые будут составляться на выходе.
И после этого можно получить ответ на главный вопрос.
- Если речь идет об относительно небольшом объеме однотипных документов, с минимумом дополнительных справочников и аналитик, то да, можно спокойно их учет вести в эксель. Затраты на разработку новых или доработку имеющихся таблиц, возможно, будут ниже затрат на приобретение/аренду существующих программных продуктов.
Например,
- Если нужен просто учет доходов по своей форме и построение отчетов на его основе – это быстро и недорого.
- Или платежный календарь, показывающий не только план, но ещё и фактическое движение денег на отдельной вкладке, а также план-факт отчет для оперативного отслеживания отклонений.
- Или хотите выгружать информацию из CRM-системы и дополнить информацию о доходах и конверсиях затратами, которые несет предприятие.
- Если хотите выгрузить данные из нескольких источников в заранее известном формате и консолидировать информацию по ним в таблице в удобном виде.
- Если хотите посчитать мотивацию/зарплату сотрудников от каких-то базовых показателей, загрузив данные для расчета по ним из внешних источников.
В этих случаях нет множества сложных связей, балансиров, работы пользователей на нескольких вкладках. Здесь будут, как правило 1-3 рабочих вкладки, справочники, и несколько вкладок с отчетами.
Цель данных таблиц чаще всего – постобработка уже собранных (учтенных) где-то ранее данных.
- Если же речь идет про первичный учет всего и вся, то сейчас я настоятельно рекомендую использовать возможности готового ПО, среди которого есть, в том числе, и бесплатные варианты. Главная причина – экономическая нецелесообразность разработки такого инструмента в Excel по сравнению с аналогами.
- Например, у ПО Мой Склад есть бесплатный тариф, на котором доступны все основные функции и отчеты. Обзор на него был сделан ранее – очень интересный вариант для старта корректного ведения учета. Лимит в 1 тыс документов вполне достаточен для небольших предприятий. Если же ваш документооборот превысит тыс документов, то, возможно, их платные тарифы не станут разорительными для вас
- У 1С есть множество готовых типовых решений, как облачных, так и коробочных для предприятий различных сфер деятельности. Да, они не бесплатные. Но, если вы по обороту выросли из 1 тысячи документов и хотите порядка в учете и управлении, затраты на приобретение или аренду данных продуктов окупятся.
Потому подумайте, что вы хотите получить. Если нужен полноценный первичный учет, то лучше выбрать готовое решение. Это окажется дешевле и функциональнее. А вот уже сводные данные, полученные в учетной системе, в дальнейшем при необходимости обрабатывать в Эксель.
Требуется помощь, консультация? Пишите
Другие статьи на эту тему:
Готовить отчетность в Excel плохо?