Провалы из-за пропадания интереса посмотрели, теперь нужно переключиться на что-то более позитивное. Например, на ситуацию, когда использование человеческого труда с финансовой точки зрения оказалось эффективнее, чем обновление железа.
На выбор решения в том или ином случае могут влиять множество факторов, потому иногда новую задачу нужно разбирать индивидуально, даже, если кажется, что почти такую же раньше уже решали.
Задача:
Нужно раз в квартал выполнять перенос большого количества данных из управленческих баз в бухгалтерскую для подготовки регламентированной отчетности. Интеграция между базами настраивается.
Первое напрашивающееся решение: если интеграция настраивается, то настроить полностью автоматизированный обмен.
Попробовали реализовать, столкнулись с проблемами:
- Не все данные нужно переносить в бухгалтерскую базу – кто-то должен устанавливать отборы, а они от периода к периода меняются. Можно перенести все данные, чтобы потом бухгалтер вручную почистил все в бухгалтерской базе. Тут столкнулись со следующей проблемой.
- Массовый перенос всех данных за период зависает из-за недостаточной мощности железа. Модернизация оборудования требует пятизначных сумм. Экономически решение будет неэффективным (как увидим далее).
- Логично тогда разработать инструмент переноса, чтобы он осуществлял перенос небольшими пачками по установленным алгоритмам и отборам. Столкнулись с проблемой, что, во-первых, алгоритм должен дорабатываться в пользовательском режиме (набор данных может меняться для разных баз и организаций), во-вторых, при обновлении конфигурации приходится регулярно корректировать загрузку, в-третьих, требовалась постобработка перенесенных данных, которая требует человеческого участия. Встал вопрос об целесообразности этой доработки, если ручной труд и контроль остаются.
- Если массовый автоматизированный перенос не подходит, можно дать бухгалтеру задание днем небольшими пачками переносить документы под контролем специалиста IT. Здесь проблема в том, что начинаются конфликты блокировок при работе с данными, если в базе в момент переноса работают пользователи. Предприятие работает 7 дней в неделю без выходных (Оптово-розничная торговля). Остается перенос только в ночное время.
В итоге решение получилось следующим:
Перенос данных отдан внешнему подрядчику, который в ночное время осуществляет контролируемый перенос данных небольшими пачками. Пока осуществляется перенос одних данных, осуществляется постобработка перенесенных ранее.
В годовом эквиваленте затраты на это решение почти вдвое ниже стоимости модернизации железа (не считая стоимости на его обслуживание) и чуть выше, чем разработка инструмента для автопереноса, который все равно требует дополнительных эксплуатационных затрат на настройку текущего обмена и постобработку данных.
Резюме:
Не всегда 100% автоматизация оказывается экономически эффективной. Любое решение нужно просчитывать.
Иногда лучше часть действий автоматизировать, а ту часть, где требуется принятие решений в большинстве итераций, лучше оставить человеку.