В конце года традиционно много было вопросов на тему «что делать, если увольняется….?».
На сайте уже есть старенькая, но актуальная статья на эту тему про увольнение бухгалтера. Рассмотрим сегодня подробнее этот вопрос с точки зрения профилактики возможных проблем после увольнения. Самые простые решение и профилактика – не иметь сотрудников. Тогда увольняться будет не кому.
А теперь серьезно:
Профилактика проблем при увольнении кого-бы-то ни было может (должна) включать в себя целый спектр действий, поскольку каждый сотрудник является частью системы, в которой он находится, и взаимодействует как с ней, так и с внешними сторонними системами. Количество аспектов, на которые нужно обращать внимание, зависит от должности и рода деятельности сотрудника – чем шире функционал и сфера его деятельности, тем больше аспектов нужно контролировать.
Одна из ключевых проблем при увольнении сотрудника – временная потеря в функциональности, которую ранее выполнял сотрудник. Её профилактику сегодня и рассмотрим.
Чтобы не потерять функциональность, нужно для каждой штатной единицы знать:
- кому подчиняется;
- кем управляет (кто в подчинении);
- что входит в сферу деятельности сотрудника;
- какие вопросы и задачи решает;
- какие действия выполняет;
- есть ли должностные инструкции, насколько они актуальны;
- есть ли для данной единицы программа для адаптации нового сотрудника;
- какие данные использует, как и откуда их получает;
- какие документы, отчеты готовит, кому и как предоставляет, когда в какие сроки;
- какими НПА регламентирована деятельность, есть ли профессиональные стандарты;
- какие доступы имеет;
- какие инструменты в работе использует;
- с какими контрагентами взаимодействует;
- может ли функционал выполняться сотрудником с другой должности;
- есть ли смежные должности, функционал которых пересекается с функционалом данной единицы;
- есть ли работающие в настоящее время сотрудники, ранее выполнявшие данный функционал;
- есть ли у предприятия кандидаты в резерве для данной должности;
- …
Список вопросов может быть ещё расширен. В зависимости от рода деятельности сотрудника состав вопросов может отличаться, но лучше задать себе лишний вопрос, чем не задать нужного. Ответив на эти вопросы, количество проблем и вопросов «что делать, если увольняется…» резко сократится.
Часть этих пунктов может быть описана в профиле должности, если он составляется. Часть может быть описана в должностной инструкции, часть ещё где-то. Часть пунктов может быть раскрыта в описании процессов, в которых задействован сотрудник. Однако, когда они все вобраны в единый набор, скорость и качество в поиске замены заметно вырастают
Для этого ответы на вопросы можно свести в таблицу по группе штатных единиц или всему штатному расписанию предприятия, периодически актуализировать её. Тогда при получении заявления об увольнении потери времени, нервов и прочих ресурсов будут существенно меньше.
Успехов!