Часто слышу этот вопрос. Сегодня очередная попытка сформулировать ответ на него.
Если одним предложением, то потому, что в учетной системе можно вести полноценный учет, а реализация того же качества в Эксель обойдется в разы дороже как в настройке, так и в обслуживании.
Что такое полноценный учет?
- Учет взаиморасчетов (кому, кто, сколько, за что должен. Кому, когда и за что нужно платить и т.д.)
- Учет движения товарно-материальных ценностей (что есть, что ожидается к поступлению, что ожидается к расходу, какие зарезервированы, а какие свободные).
- Учет движения денежных средств (что есть в разрезе валют и мест хранения. Прозрачное движение с возможностью сформировать отчет по ДДС в разрезе статей.)
- Прозрачный расчет себестоимости.
- Прозрачный и понятный учет доходов и расходов.
- Возможность строить отчеты.
- Возможность хранения данных за несколько периодов
Что из этого может Эксель?
- Почти всё, но…
- Какое количество данных может храниться и обрабатываться в Эксель без существенных тормозов?
- Каково удобство работы со всем этим объемом данных для пользователя?
- Сколько будет стоить настройка подобного функционала в Эксель?
- Сколько будет стоить настройка и поддержка обмена (загрузки/выгрузки данных) с внешними системами, сайтом, например?
- Сколько будет стоить настройка обмена по ЭДО с вашим Экселевским файлом?
- Насколько сложно будет понять логику работы данного файла?
- Сколько будет стоить доработка/правка подобного продукта в Эксель, когда что-то в какой-то момент перестанет работать или захочется усовершенствовать имеющийся функционал?
А теперь сравните ответы на вопросы выше и стоимость покупки или аренды учетной системы.
Когда-то, да и сейчас, в общем-то, мне интересно создавать расчетные модели и книги для учета в эксель. Но они предназначены для решения локальных небольших задач.
Создание файла для полноценного учета, не считая стоимость поддержки, по стоимости на несколько лет вперед перекроет стоимость аренды полноценного тиражного продукта для ведения учета.
Потому сейчас на вопрос «Можешь…?», после ряда уточняющих вопросов, если подходим к реализации 2 и более задач из разных блоков, отвечаю «Могу, но… лучше купи или арендуй нормальную учетную систему. Это многократно проще, быстрее и дешевле».
Иногда не стоит изобретать велосипед. Лучше купить готовый и поехать на нем в счастливое будущее.
Успехов!