Традиционно выделяют три мастер бюджета: БДР, БДДС, Баланс.
К ним дополнительно могут составляться операционные бюджеты: Бюджет продаж, Бюджет производства, Бюджет закупок и иные.
Рассмотрим сегодня бюджет закупок.
Что он представляет и зачем он нужен?
Данный вид бюджета позволяет планировать объем закупок на период в количестве и сумме. Можно составлять его укрупненно по статьям бюджета, а не номенклатуре, чтобы обеспечить сопоставимость его с БДР и БДДС. А можно комбинировать, построив структуру бюджета таким образом, чтобы сначала были статьи бюджета (в иерархии), а под статьей бюджета была конкретная номенклатура или виды номенклатуры.
Существует множество отговорок от такой структуры в духе «мы не знаем, что будем покупать» и т.д. Спорить надоело. Не хотите, не делайте, живите в бардаке.
Задача бюджета закупок – увеличить управляемость и прозрачность деятельности предприятия в части закупок. Если вы не знаете, что вы будете покупать, что у вас входит в ту или иную статью, вы не понимаете своего бизнеса. Или не хотите понимать.
Если хотите понимать, напрягите мозг и составьте бюджет нормально. Даже, если факт окажется отличным от плана, по итогу вы будете это знать, и сможете корректировать свою деятельность на будущее.
Данные бюджета закупок прямо влияют на баланс (взаиморасчеты, товары), а опосредованно на БДДС (платежи поставщикам строятся от бюджета закупок). При закупке услуг/работ, сразу отражаемых на финансовом результате периода, бюджет закупок прямо влияет на БДР.
Как его планировать?
Подходов к планированию данного бюджета может быть несколько. Представленный ниже не является единственно верным, но я рекомендую использовать его.
- Традиционно все начинается от продаж. Составляется план продаж. Номенклатура из него в зависимости от характера деятельности (производство, перепродажа) прямо или косвенно станет основной для создания бюджета закупок.
- Далее план продаж раскручивается до составляющих элементов, которые должны быть закуплены для его выполнения.
- Если деятельность торговая, то все просто: нас интересует перечень и количество продаваемых товаров.
- В случае с производством сложнее.
- Сначала необходимо составить план производства. Он может отличаться от плана продаж, поскольку какая-то часть продукции уже есть на складе, какая-то часть продукции должна быть произведена на склад сверх плана продаж для поддержания необходимого уровня страховых запасов.
- Далее нужно получить перечень и количество компонентов/сырья/материалов, которые потребуются для производства запланированного объема продукции.
- При оказании услуг необходимо определить материалы, которые задействованы в процессе оказания услуги, если это возможно, рассчитать их количество.
- Кроме материалов, возможно, для выполнения плана продаж потребуется закупка услуг, в т.ч. производственных. Их наименование и количество долны быть зафиксированы.
- Далее необходимо определить материалы и услуги, прямо не задействованные в основной деятельности, но необходимые для её обеспечения.
- После того, как получена информация о том, что нужно купить для реализации плана продаж и обеспечения деятельности предприятия, необходимо вычесть то количество, которое уже есть на складе, добавить то, что должно остаться на складе на конец периода (страховые запасы). Будет получен план закупок – основа для бюджета.
- Следующим этапом план закупок должен быть оценен. План станет бюджетом.
Этап, который вызывает много сопротивления у тех, кто привык «жить на широкую ногу», ни в чем себе не отказывая. Учитывая уровень колебания цен, планировать сложно, но нужно. Без этого вы не поймете планового уровня своих затрат, которые нужно заложить в БДР, не поймете, в плюс будете работать (по плану) или минус. Бюджет закупок прямо влияет на БДР, потому оценка нужна. Можно составить несколько сценариев (оптимистичный, пессимистичный) и оценить плановую результативность по ним.
- После планирования бюджета закупок можно оценить плановый уровень своих затрат, оценить плановые результаты по БДР, плановую эффективность. Возможно, придётся пересмотреть БДР и бюджет закупок. Когда будут получены необходимые значения, можно утверждать бюджет.
- После утверждения бюджета закупок стоит проверить и скорректировать БДДС, поскольку бюджет закупок прямо влияет на него – чем больше закупок, тем больше платежей. В зависимости от характера отношений с контрагентами они могут быть по-разному распределены по времени. Возможно, придется корректировать договорные отношения, искать новые источники финансирования, менять финансовую политику – большой объем работы для финансистов.
На этом сегодня остановимся. Надеюсь, бюджет закупок стал немного понятнее.
П.С. Почему написал про бюджет закупок.
Я думал, что операционные бюджеты – совершенно очевидные вещи, что закупки должны контролироваться по бюджету закупок, накладные расходы – по бюджету накладных расходов, и так далее. Оказывается, для многих это не очевидно.
Недавно предложение контролировать закупки по бюджету закупок, а не по БДР (!!!) вызвало непонимание, споры и сопротивление. Потому решил разобрать этот полезный инструмент более детально.
Продолжение про бюджет закупок:
Чем Бюджет закупок отличается от БДР и БДДС?
Как Бюджет закупок влияет на баланс (BS)?
Другие материалы по бюджетам
Мэппинг в бюджетировании. Что это, и зачем он нужен?
NPV и DCF. Простым языком о том, что это и зачем нужно? Часть 1
Платежный календарь. Требования и варианты