Вопрос, который в той или иной форме задают себе и не только себе почти все, кто начинает работать или уже работает с учетными системами — как формировать названия в справочнике номенклатуры, чтобы было просто, понятно и не длинно?
Два угловых варианта:
- Подробное указание в названии номенклатуры всех значимых характеристик. Например, «носки мужские бамбуковые черные, размер 40, высокий паголенок»;
- Указание минимального видового названия, а все остальные характеристики указываются отдельно с помощью установки свойств и характеристик продукта. Например, в названии номенклатуры пишется «Носки мужские, р-р 40», а все свойства — цвет, материал и другие особенности отправляются в свойства.
Остальные варианты будут промежуточными.
Плюсы и минусы каждого варианта:
А) Полное подробное наименование с указанием в нём всех ключевых характеристик.
+
- сотрудники не забудут указать какую-то характеристику;
- однозначная идентификация товара;
- более быстрый поиск и работа с товаром (если учетная система поддерживает полнотекстовый поиск);
—
- раздутый справочник номенклатуры;
- длинное название может не помещаться на экран устройства, на котором производится работа с товаром (монитор ПК, ТСД, Касса и т.д.).
Наглядный пример — смарт-терминал «Эвотор 5» — на экран выводится около 66 знаков наименования товара. Соответственно, если название будет длиннее, у оператора/продавца будут вопросы и непонимание, то ли он продает;
- если нет полнотекстового поиска, очень сложно найти нужную номенклатурную позицию (SKU).
Суть полнотекстового поиска в том, что поиск идет не по названию, а по содержимому строки, не обращая внимания на структуру. Не строго в заданной последовательности, а каждую часть искомого текста по отдельности. Он спасает, поскольку в случае длинных полных наименований номенклатуры можно не угадать, в какой последовательности и как задано название.
Даже, если структура в 100% случаев будет правильной, есть риск, что какую-то часть текста в наименовании могли сократить или исказить. Например, написать вместо «черный» — «черн». И традиционный поиск в строгой последовательности символов справа-налево нас оставит одних, а полнотекстовый по комбинации «черн» выдаст нам результаты.
Пример: нужно найти «носки мужские бамбуковые черные, размер 40, высокий паголенок». В строке поиска вбиваем все нужные нам характеристики произвольно: «носки 40 муж высок черн бамбук». При этом, даже, если в справочнике номенклатуры она называется «Носки мужские, р-р 40, бамбук, высокий паголенок, черные». Полнотекстовый поиск их найдет, а обычным придется очень долго перебирать варианты или искать вручную.
Б) Краткое наименование, а все характеристики задавать через свойства номенклатуры.
+
- Справочник номенклатуры будет существенно меньше, чем при первом варианте;
- Названия номенклатуры будут существенно короче — визуально ориентироваться по нему будет проще.
—
- не все учетные системы поддерживают свойства номенклатуры;
- более низкая скорость работы оператора и большее количество действий, которые он должен сделать для выбора нужной SKU;
SKU — единица номенклатуры/ассортимента
- большая вероятность допустить ошибку. Выбор нужного свойства — лишнее действие. Чем больше действий, которые должен делать сотрудник, тем выше риск ошибки.
Выбирая тот или иной вариант, следует обратить внимание ещё и на степень автоматизации в складском учете.
Если применяется штрихкодирование, а учетная система поддерживает свойства номенклатуры и установку штрихкода на связку «номенклатура+свойства», то второй вариант будет гораздо удобнее за счет нивелирования его минусов.
Какой вариант выбрать
Решать здесь в каждом конкретном случае индивидуально, взвесив все за и против, а также оценив возможности своей учетной системы и степень автоматизации.
Раньше, когда учетные системы, с которыми работал, не поддерживали полнотекстовый поиск, я был сторонником второго варианта. Да, там нужно сделать больше действий, но справочник номенклатуры красивее, и время на поиск + вероятность не найти нужный товар были существенно ниже, чем при попытках оператора отыскать иголку в стоге сена (полное наименование в огромном справочнике с почти полным отсутствием единой структуры в названиях).
Сейчас, когда этот волшебный инструмент есть, в каждом случае решаем индивидуально по желанию заказчика и его возможностям.
- Если всё автоматизировано и «пропикивается», то второй вариант с более кратким справочником.
- Если нет, то первый вариант будет существенно быстрее и точнее.