Многим я знаком только как финансист, экономист, бухгалтер и специалист по настройке 1С)
Отчасти, потому что в названии сайта указано именно на это, отчасти потому что в разделе «обо мне» показан финансовый трек: от бухгалтера до финансового директора. Но профессиональный путь мой был несколько шире. Сегодня о той его части, которая касается блока аналитики.
Начало
Начать можно с университета. Там экономический анализ был одним из самых любимых предметов. В дальнейшем знания и навыки требовались регулярно.
Погружение в профессию
Во время работы экономистом на трикотажной фабрике знания получили практическое применение:
— мы создали многофакторную модель анализа сырьевой себестоимости, которая показывала причины колебаний себестоимости. Поскольку трикотажные, чулочно-носочные изделия являются материалоемкими, а доля сырья в полной себестоимости может достигать 30-40%, знание причин колебаний было очень полезным.
— мы описали и сделали в экселе модель производственного потока. Это позволило понимать, как двигаются ТМЦ, их количественные и стоимостные оценки, где возникают иные затраты, как мы их лучше можем распределять, как можно влиять на результаты. Это можно считать началом пути в анализе процессов.
— постепенно часть описанного в экселе начали автоматизировать на базе инструментов 1С. Здесь и начался мой путь в бизнес- и системном анализе. Нужно было проработать вопрос и поставить задание на разработку программисту.
В дальнейшем навык проработки вопроса и постановки задач на разработку постоянно пригождался, поскольку многие рутинные вещи, выполняемые бухгалтерами, экономистами, можно автоматизировать.
Например,
Экономист готовит отчет о фактическом расходе сырья на выпуск в разрезе выпущенной номенклатуры и использованного сырья в количестве и сумме. Изначально это происходило в экселе: экономист берет данные о выпуске, о нормах расхода и общем фактическом расходе сырья, о ценах на сырье. Далее обрабатывает это в экселе, получает план, факт и план-факт.
Вопрос – зачем делать это вручную, если все данные уже есть (должны быть) в информационной системе?
Можно создать отчет в используемой информационной системе, добавив туда нужные формулы, и перестать тратить десятки часов времени экономиста на механическую работу. Лучше предложить ему заняться анализом полученных данных. Это будет гораздо эффективнее. А разработка такого отчета может окупиться уже за месяц-два (этот показатель будет очень сильно варьироваться в зависимости от сложности отчета и интенсивности работы с ним).
И так можно постепенно высвободить огромное количество времени сотрудников, автоматизировав механическую работу. Что делать с этим свободным временем, вопрос вне рамок данной статьи.
Всё, что нужно для этой работы, — понимать: чем заняты сотрудники, зачем и как они это делают, сколько времени они на это тратят, какую работу может выполнять система, какие отчеты, действия уже не нужны и так далее. Т.е. нужно просто описать процессы и проанализировать их.
Отвлеклись. Возвращаюсь к теме статьи.
Развитие
В следующем моем приходе на фабрику работа в части оптимизации и автоматизации была усилена. На то был ряд объективных причин, но сейчас не о них.
Падение курса рубля к доллару в 2013-2014 годах потребовали резкого повышения эффективности производства. Для этого нужно четко знать факторы, которые на него влияют, понимать, как тот или иной фактор влияет на финансовый результат, как на него воздействовать, чтобы получить желаемое.
Одним из лучших методов для этого в сложных производствах является использование полуфабрикатного попередельного метода учета. Он позволяет нам видеть полностью движение ТМЦ, их стоимостные оценки на каждом этапе (переделе) в разрезе видов и источников затрат. Потому мой выбор пал на данный метод. Для его реализации потребовалось более глубокое и детальное, чем на первом этапе, погружение в производственные процессы, их описание и формализация с точки зрения учета движения ТМЦ.
В итоге была получена намного более точная модель, позволяющая считать любые сценарии с изменением цен, объемов, ассортимента, мощностей, привлечения подрядчиков на том или ином этапе и так далее.
Кто-то спросит, при чем здесь анализ? А при том, что без детального описания и анализа процессов адекватная реальности модель получена не будет.
Руководство проектом автоматизации
Следующим шагом в анализе стал проект автоматизации учета в ГК в сфере общепита.
Сложность проекта была в огромном количестве информационных баз, в которых велся учет, разрозненности учетных политик, тотальной запущенности этих баз в части справочников и подходов к оформлению документов, низкой квалификации пользователей в части работы с программными продуктами и саботаже. Дополнительная сложность была в начале проекта в середине года. Но мы справились. Здесь требовались навыки как процессного и бизнес-аналитика, так и навыки системного аналитика.
Важно было ответить на множество вопросов:
— как работает бизнес, как он должен работать;
— как выстроены бизнес-процессы и как они должны быть выстроены, нужны ли они, адекватны ли они существующей ситуации, от чего можно и нужно отказаться, что можно изменить и перестроить, а что автоматизировать, как это сделать;
— какие программные продукты используются, почему именно они, как они устроены и как пользователи работают в них;
— кто и как обслуживает программные продукты, как можно из них перенести информацию в другие информационные системы;
— какой программный продукт будет наиболее удовлетворять требованиям бизнеса, как перейти к его использованию в середине года;
— какие результаты должны быть и какие будут по итогу проекта, как их достичь, с какими ресурсами, какой ценой;
— и другие.
В виду сложного положения предприятия, по которому очень сильно ударил кризис, требовалось не просто автоматизировать учет, а полностью перестроить процессы и подходы к работе. Учет не решает вопросов получения дополнительных доходов или сокращения расходов. Он лишь показывает реальную картину и способы влияния на неё. Да, по итогу проекта мы существенно (в два с лишним раза) сократили расходную часть на обслуживание процесса учета, что позволило высвободить дополнительные 2-4% от общей выручки предприятия. Но это лишь малая часть расходов.
При падении выручки предприятия в несколько раз по сравнению с предыдущими периодами оставлять его расходную часть на прежнем уровне недопустимо в долгосрочной перспективе. Без этого стать эффективным не получится. Под вопросом было выживание предприятия.
В таких масштабных проектах очень важна сильная поддержка сверху в части преодоления саботажа, который наблюдался на всех уровнях. В данном случае саботаж был даже наверху. Проект по автоматизации учета, несмотря на тотальное сопротивление и отсутствие поддержки, мы завершили успешно, а вот дальнейшее существование предприятия без перемен было обречено.
Отвлеклись, возвращаюсь к анализу.
Настоящее время
Далее была и до сих пор ведется работа системным аналитиком на проектах разработки и внедрения информационных систем, а также процессным и бизнес-аналитиком как на проектах внедрения и адаптации различных программных продуктов, так и на проектах по подготовке финансовых моделей, оптимизации процессов предприятий.
Какого-то одного направления в анализе для себя на момент публикации данной статьи ещё не выбрал. Пробую их все, изучаю, применяю в своей работе.
Наиболее близок по предыдущему опыту мне именно анализ процессов и бизнес-анализ, поскольку построение финансовой модели предприятия без знания того, как работают его процессы, не будет качественным. Оптимизацию деятельности предприятия и его финансовых результатов сложно сделать, не понимая, как выстроены его процессы.
Что будет дальше – время покажет. Главное, использовать его с умом.
Успехов!
Интересен мой опыт, есть предложения по сотрудничеству? Пишите