Ещё одна книга, впервые прочитанная в 2014-2015 годах, которую решил перечитать недавно.
Книга, полученные знания из которой помогают экономить время, упрощать и ускорять коммуникацию.
К сожалению, не все это понимают и не все этого хотят.
Одна из больших проблем, с которыми я сталкивался раньше и сталкиваюсь до сих пор, которая меня раздражает, — долгие и нудные прогревы и прелюдии в письмах/совещаниях/разговорах и любых других видах коммуникации. То, что можно уместить в 5 минут и идти дальше работать, растягивается на 1,5 часа. Подавляющее большинство людей постоянно начинает издалека, с каких-то абстрактных отвлеченных тем, разговоров о погоде в подземельях Эдема, о суровой внешнеэкономической политике аборигенов Антарктиды и подобных, и медленно ползет к цели разговора. Часто это происходит настолько медленно, что сначала не понимаешь, зачем мне это всё, а затем забываешь, что же было вначале, и о чем вообще хотели поговорить. И самое дурацкое, что от тебя требуют работать в таком же ключе.
Пишу это и с ужасом вспоминаю многочасовые заседания совета директоров, которые, скорее, являлись одним из вариантов тимбилдинга, чем реальным способом что-то обсудить и принять решение.
Данная книга предлагает совершенно иной подход.
Во-первых, структура встречи.
Нужно рассказать о цели, плане и основных положениях встречи сразу же, а на оставшееся время оставить подробности и возможность обсуждения. Т.е. если тайминг встречи: 60 минут, то в первые 5-10 минут выдаем основные идеи и предложения, а остальные 50-55 минут тратим на их обсуждение и принятие решения.
Во-вторых, подача материала и коммуникация.
Автор предлагает по возможности отказаться от презентаций совсем или максимально сократить число слайдов до минимума.
Каждый слайд должен нести какую-то смысловую нагрузку, на каждый слайд должно быть отведено время, чтобы участники встречи успели его обдумать, понять, задать по нему вопросы. Если какие-то слайды не несут важной нагрузки, лучше их исключить.
Для лучшей коммуникации, привлечения внимания и вовлечения участников встречи можно заменить презентацию использованием доски и флипчарта. Это позволит сразу фиксировать мысли и идеи участников, позволит каждому из них влиять на ход и итоги встречи.
В-третьих, формат встречи.
Можно сделать так, чтобы встречи/собрания проходили стоя. В этом случае у участников появится желание не затягивать, а решить все вопросы поскорее.
Следующий вариант – организация круглого стола. Это позволит каждому видеть каждого. У молчунов или случайных участников не будет возможности подремать на совещании или зависнуть в смартфоне.
Можно организовать встречу в формате интервью для обеспечения ещё большего интерактива.
В-четвертых, подготовка к встрече.
Лучше всего заранее определить повестку встречи, выслать её участникам вместе с дополнительной информацией и, если есть, вспомогательными раздаточными материалами. Это позволит заинтересованным заранее подготовиться ко встрече и провести её более продуктивно.
Кроме того, обязательно тезисы нужно готовить для себя. Их можно не иметь с собой на встрече, но они должны быть подготовлены и изучены.
В-пятых, администрирование встречи.
На встрече должен быть администратор, который будет следить за соблюдением регламента и временных рамок встречи. Это позволит придерживаться плана, если что-то пойдет не так и вовремя останавливать любителей поболтать.
Это только часть идей. В книге приведено ещё множество инструментов, среди которых: нарративные карты, истории, видеоролики, маркировка ключевых идей, сокращение объема инструкции и т.д., и т.п.
Резюме
Читать? – Да.
Книга будет очень полезна всем тем, кто работает с информацией, кто готовит/редактирует любого рода тексты, участвует в презентациях, встречах, совещаниях, занят административной работой и т.д.
Да, в книге много шелухи и самолюбования автора, но на них можно не обращать внимания, а сосредоточиться на полезностях, которых в этой книге предостаточно.
P.S. Есть ещё книга Павла Безручко «Без воды» на ту же тему, но под другим углом, которая была прочитана в то же время, что и данная книга, может быть, и до неё повторно доберусь в ближайшем будущем, чтобы сделать небольшой обзор.