Чему следует уделить внимание:
- Цель. Постарайтесь четко и однозначно сформулировать, какой результат вы хотите получить в итоге.
Т.е. по большому счету — внедрить программу, сделать таблицу в Excel или что-то ещё подобное – это не цель. Всё это – инструменты достижения цели.
Целью может быть, к примеру, сокращение издержек или налогов, увеличение числа клиентов и/или увеличение их лояльности, сокращение времени обработки документации, снижение количества ошибок, повышение точности информации и так далее.
Далее под эту цель необходимо будет подобрать инструмент, которым может быть, программа, таблица
- Описать цель в числовых показателях, когда такое возможно, или сделать её визуально понятной.
Например, в случае сокращения времени обработки документации, ускорения чего-то, сокращения числа ошибок и так далее, вы можете указать величину. Сократить время обработки документа с 5 минут до 2х минут, ускорить приемку поставки на складе с 3х дней до 1-2 часов и так далее.
Есть цели, которые сложно описать в цифрах. Например, ваш отчет о доходах и расходах неудобен для анализа, не информативен. В таком случае стоит описать, какой формат вы хотели бы получить, или какие данные вы хотели бы видеть в отчете.
- Опишите, что по данному вопросу у вас есть в данный момент.
Например, вы хотите ускорить обработку первичной документации. Опишите, как она обрабатывается сейчас.
Например, кладовщик получает товар, потом передает накладную на поступление в бухгалтерию, бухгалтер вносит данные в учетную систему.
- Описание процесса.
Постарайтесь максимально подробно описать всё то, что вы планируете сделать, автоматизировать, усовершенствовать. Все движение из пункта А в Пункт Б.
Если вы этого не знаете, так и пишите. Значит, и это будет способ достижения поставленной цели, который должен будет найти подрядчик.
На сегодня на этом остановимся. Когда будет сформулировано описанное выше, и у вас, и у подрядчика (даже, если подрядчик – вы) появится общее понимание того, что вы хотите, в каком направлении двигаться, что делать.
Если не хочется в это вникать, пишите
В следующей статье напишу, что делать в этом случае.