Подход к механике работы закупок одинаков в 1С.Комплексная автоматизация (1С.КА), 1С.Управление торговлей (1С.УТ) и 1С.ERP. Разберем сегодня общий подход к формированию заказов поставщикам.
Закупка – один из способов закрыть потребность предприятия. При этом, закупать товары можно как под закрытие имеющейся потребности, так и просто на свободный остаток на склад (по плану, для страхового запаса или просто потому, что хочется).
Заказ поставщику – один из важных документов цепочки закупок, в котором отражается договоренность с поставщиком и все условия ожидаемой поставки (поставщик, склад, номенклатура, сроки, цены, условия оплаты и прочее).
В зависимости от того, зачем производится закупка, будет разный порядок работы по формированию заказов поставщику.
- Закупка под закрытие имеющейся потребности
- В системе сначала должна быть отражена потребность в данных ТМЦ. Генерировать потребность может, например, заказ клиента, под который необходим товар. Или для производства продукции могут быть необходимы материалы.
- Далее уже на основании имеющейся потребности можно формировать заказы. Причем, формировать их можно как на основании документа, которым отражена потребность в системе, или массово по множеству документов потребности в в специализированном рабочем месте.
- В первом случае нужно просто в контекстном меню документа нажать Создать на основании – Заказ поставщику. Но этот способ может быть трудоемким и неэффективным, если потребность в ТМЦ генерируется множеством документов.
- Во втором случае нужно открыть специализированное рабочее место по формированию заказов поставщику по потребности и пройти по предлагаемым системой шагам. Главный плюс этого способа – скорость и эффективность, когда потребность в ТМЦ уже сгруппирована по данным множества документов, можно по всем им сформировать один заказ поставщику, например, вместо множества отдельных.
- Закупка для поддержания остатка на складе
- Предварительно необходимо настроить способы поддержания остатков запасов на складе.
- Затем уже при формировании заказов поставщику из специализированного АРМ (см пункт выше) система на отдельном шаге алгоритма в случае необходимости предложит дозаказать ТМЦ для обеспечения нужного про запас количества на складе.
- Закупка по плану
- Для начала нужен план закупок. Это отдельный документ, который может быть как заполнен вручную, так и автоматизированно по настроенному в системе алгоритму.
- Затем в специализированном для формирования заказов поставщику по плану АРМ можно формировать заказы поставщику от утвержденных в системе планов.
- Закупка просто так, без плана и формализованной потребности.
- Здесь все просто: отрываем журнал заказов поставщику, нажимает «Создать» и оформляем заказ.
На выходе каждого их способов будет получен один или несколько документов «Заказ поставщику», о работе с которым расскажу как-нибудь позже.
Успехов!