Иногда приходит момент, когда прошлое начинает сильно мешать настоящему и будущему. Причем, чем дальше, тем сильнее.
В учете это может проявляться самыми разными способами:
- учетная база стала огромной и не поворотливой, расходует много системных ресурсов;
- «медлительность» учетной системы начинает раздражать даже самых терпеливых пользователей;
- в учете регулярно появляются ошибки, причина которых кроется в прошлых периодах;
- одно неловкое движение сотрудника, имеющего права корректировки закрытого периода приводит к необходимости повторного закрытия всех последующих периодов.
- попытки исправить ошибки прошлых периодов очень затратны, кроме того, могут привести к появлению новых или обнаружению скрытых ранее ошибок (Я не говорю, что этого делать не нужно, но очень часто эффективность этого (соотношение затрат времени и средств и полученного в итоге результата) бывает крайне низкой, если не отрицательной).
- затраты на содержание базы и поддержание её работоспособности растут за счет увеличения времени и стоимости работы специалистов, обслуживающих её (даже просто за счет снижения скорости работы системы и увеличения времени выполнения тех или иных действий);
- попытки синхронизации и интеграции учетной системы с другим ПО с переносом в него всей информации из старой системы становятся затруднительными и дорогостоящими;
- а также множество других симптомов и проблем.
Современные учетные системы позволяют «избавляться» от прошлого с помощью резки (сворачивания) баз на определенную дату с нужными параметрами. Чаще всего это делается на конец года для сохранения целостности периода.
Способы и подходы при этом могут быть разными, но цель этих действий одна — оставить прошлое в прошлом, сохранив лишь то, что нужно пользователю в настоящем и будущем.
Учетная база данных делится на 2 части — «до указанной даты» и «после неё». Всю необходимую информацию по прошлым периодам для внутренних нужд или общения с контролирующими органами можно будет получить из исходной базы, а работать и жить текущей жизнью — в новой.
Скорость работы и выполнения операций в новой рабочей базе сама по себе существенно ускорится. Обслуживание её будет производить гораздо легче, быстрее и дешевле. Настроить обмен данными с другими системами также будет гораздо проще. Кроме названных плюсов будет ещё множество. А всё это позволит сэкономить уйму времени, нервов и средств.
Из минусов отмечу лишь два:
- затраты на сворачивание базы, но в том объеме потерь, которые может генерировать раздутая многолетняя база, они совершенно несущественны. Один только счет за синхронизацию используемой учетной системы с какой-то другой с переносом данных прошлого периода перекроет затраты на её сворачивание;
- необходимость открывать отдельно старую учетную базу для просмотра данных прошлых периодов. Из практики этот минус обычно и является причиной всех бед — из-за желания иметь всё и сразу, не смотря на множество проблем и неудобств, люди оставляют одну единственную базу, работая в ней «испокон веков». Да, кому-то может быть сложно два раза щелкнуть мышкой, чтобы открыть ещё одно окно программы. Да, кому-то может быть лень переключаться между открытыми окнами программы. Но всё это совершенно не сопоставимо с теми проблемами, которые описаны в начале статьи.
При выявлении отклонений фактических данных от учетных на начало периода в новой базе в учете делается корректирующая запись началом текущего периода, которая приводит учет к факту.
Каких-то универсальных и единых для всех сроков жизни и омоложения баз данных учетных систем нет. В каждом конкретном случае они будут свои, поскольку зависят от множества параметров (количество баз данных, количество записей в них, производительность самой учетной системы и мощность оборудования и т.д.). Когда придет пора, будет заметно по симптомам, указанным выше, но лучше не затягивать.
Моё мнение, что для больших и тяжелых баз это нужно делать ежегодно, для небольших — раз в 2-3 года. Если в прошлых периодах были ошибки, которые генерируют проблемы, то, однозначно, резать.
«Омолодив» таким образом свою учетную систему, можно сэкономить себе уйму нервов, времени и средств. Пользуйтесь этим. Это работает.
Удачи!