В четверг анонсировал начало публикации разборов различных интересных ситуаций из предшествующего опыта.
Сегодня начнем с примера, оптимизации небольшого кроссфункционального процесса, начинающегося с подготовки выручки к инкассации, последующей инкассации в центральную кассу холдинга.
Исходные данные:
- 25+ торговых розничных точек, генерирующих наличную и безналичную выручку;
- Центральная касса, в которую свозится выручку, консолидируется, затем направляется в банк;
- После поступления денег на счет производятся платежи контрагентам.
Задача:
Собрать наличную выручку и произвести платежи.
Как было:
- Инкассации из розничных точек в центральную кассу каждый день;
- Инкассации из центральной кассы в банк каждый день;
- Подготовка реестров платежей и их согласование каждый день;
- Платежи каждый день от сумм инкассации и остатков на счетах.
Как стало:
- Инкассация 2 раза в неделю со всех точек в центральную кассу;
- 2 раза в неделю (после сбора с точек и пересчета) инкассация денег из центральной кассы в банк;
- 2 раза в неделю подготовка реестров платежей и согласование платежей контрагентам;
- 2 раза в неделю платежи контрагентам на следующий день после инкассации денег в банк.
Ниже таблица с примером основного графика до и после:
Выгоды от изменения процесса:
- Разгрузили службу безопасности.
- Разгрузили кассира: 2 раза в неделю принять и пересчитать деньги вместо 5. Два раза в неделю отнести их в банк, вместо беготни туда каждый день, и не по одному разу. Высвободили время на выполнение другого функционала. Четкое понимание, когда нужно будет работать с наличными, чтобы не планировать на это время другие задачи.
- Разгрузили казначея: 2 раза в неделю платежи контрагентам вместо хаотичных размазанных платежей в течение недели. Высвободили время на выполнение другого функционала. Четкое понимание, когда нужно будет работать с платежами, чтобы не планировать на это время другие задачи.
- Разгрузили закупщиков и иных инициаторов платежей в части подготовки информации по приоритетным платежам и согласованию их с финансовым директором, а также финансового директора: платежи 2 раза в неделю вместо ежедневной суеты. После инкассации денег каждый понимает, какая сумма на счетах будет доступна завтра, и от неё планируем платежи. Каждый понимает, когда готовить реестр, не дергается каждый день по этому поводу и не дергает финансистов.
- Получили ощутимую экономию на банковских комиссиях за счет платежей на следующий день после их зачисления на счет (при платеже в день зачисления денег на счет банк брал очень неприятную комиссию, которая за месяц в рублях была сопоставима с ЗП нескольких сотрудников).
Резюме:
Выше пример процесса, который, казалось бы, не надо трогать, и больших выгод его перестройка не даст.
Это заблуждение.
В данном случае мы получили как прямую материальную выгоду (п.5 выгод), так и косвенную в части высвобождения человеко-часов и, самое главное, внимания у задействованных сотрудников.
Нужно пересматривать процессы.
Если нужна помощь, пишите!
Успехов!