Главная » Бизнес Бизнес-процессы Учет » Кейс1. Инкассация и платежи. Оптимизация процессов и затрат

Кейс1. Инкассация и платежи. Оптимизация процессов и затрат

Схема процесса инкассация и платежи

В четверг анонсировал начало публикации разборов различных интересных ситуаций из предшествующего опыта.

Сегодня начнем с примера, оптимизации небольшого кроссфункционального процесса, начинающегося с подготовки выручки к инкассации, последующей инкассации в центральную кассу холдинга.

Исходные данные:

  • 25+ торговых розничных точек, генерирующих наличную и безналичную выручку;
  • Центральная касса, в которую свозится выручку, консолидируется, затем направляется в банк;
  • После поступления денег на счет производятся платежи контрагентам.

Задача:

Собрать наличную выручку и произвести платежи.

Как было:

  • Инкассации из розничных точек в центральную кассу каждый день;
  • Инкассации из центральной кассы в банк каждый день;
  • Подготовка реестров платежей и их согласование каждый день;
  • Платежи каждый день от сумм инкассации и остатков на счетах.

Как стало:

  • Инкассация 2 раза в неделю со всех точек в центральную кассу;
  • 2 раза в неделю (после сбора с точек и пересчета) инкассация денег из центральной кассы в банк;
  • 2 раза в неделю подготовка реестров платежей и согласование платежей контрагентам;
  • 2 раза в неделю платежи контрагентам на следующий день после инкассации денег в банк.

Ниже таблица с примером основного графика до и после:

Выгоды от изменения процесса:

  1. Разгрузили службу безопасности.
  2. Разгрузили кассира: 2 раза в неделю принять и пересчитать деньги вместо 5. Два раза в неделю отнести их в банк, вместо беготни туда каждый день, и не по одному разу. Высвободили время на выполнение другого функционала. Четкое понимание, когда нужно будет работать с наличными, чтобы не планировать на это время другие задачи.
  3. Разгрузили казначея: 2 раза в неделю платежи контрагентам вместо хаотичных размазанных платежей в течение недели. Высвободили время на выполнение другого функционала. Четкое понимание, когда нужно будет работать с платежами, чтобы не планировать на это время другие задачи.
  4. Разгрузили закупщиков и иных инициаторов платежей в части подготовки информации по приоритетным платежам и согласованию их с финансовым директором, а также финансового директора: платежи 2 раза в неделю вместо ежедневной суеты. После инкассации денег каждый понимает, какая сумма на счетах будет доступна завтра, и от неё планируем платежи. Каждый понимает, когда готовить реестр, не дергается каждый день по этому поводу и не дергает финансистов.
  5. Получили ощутимую экономию на банковских комиссиях за счет платежей на следующий день после их зачисления на счет (при платеже в день зачисления денег на счет банк брал очень неприятную комиссию, которая за месяц в рублях была сопоставима с ЗП нескольких сотрудников).

Резюме:

Выше пример процесса, который, казалось бы, не надо трогать, и больших выгод его перестройка не даст.

Это заблуждение.

В данном случае мы получили как прямую материальную выгоду (п.5 выгод), так и косвенную в части высвобождения человеко-часов и, самое главное, внимания у задействованных сотрудников.


Нужно пересматривать процессы.

Если нужна помощь, пишите!

Успехов!

Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.