Если кто-то на 100% уверен, что да, не торопитесь и задумайтесь ещё раз, прочитав эту статью. Вопрос очень важный, и неправильный ответ на него может обойтись предприятию очень дорого.
Думаю, этот вопрос появлялся у многих руководителей и собственников предприятия. Причин его появления может быть много: Кому-то кажется, что дорого содержать свою бухгалтерию. Кто-то думает, что фирма-подрядчик сделает всё лучше. Кто-то думает, что своих сотрудников нужно в тонусе держать и проверять периодически, и т.д. Чтобы ответить на этот вопрос, мало одного лишь аргумента «Это дешево». Нужно понимать последствия этого решения, а они могут быть далеко не самыми радостными.
В предыдущей статье мы рассмотрели, что нужно делать при увольнении бухгалтера. Думаю, после неё стали более понятны объем, структура и содержание информации, которая сосредоточена в руках этой службы.
Цель настоящей статьи — рассмотреть возможные варианты бухгалтерского аутсорсинга, их плюсы и минусы, а также возможные риски для предприятия, какой из вариантов выбрал бы я и, на что обратить стоит внимание при заключении договора на оказание бухгалтерских услуг.
Рассмотрим подходы от самого консервативного (всё на предприятии) до самого агрессивного с точки зрения риска (все учетные функции отданы на сторону).
Создание централизованной бухгалтерии в группе компаний я отношу к самостоятельному ведению бухгалтерского учета, поскольку это аутсорсинг только для конкретного юр.лица группы, а не предприятия в целом. Информация всё равно остаётся внутри организации, а учет ведется сотрудниками, полностью подконтрольными руководству данного предприятия.
Итак, начнем.
- Бухгалтерский учет ведется полностью на предприятии, сторонние специалисты не привлекаются вообще. Это самый консервативный вариант, тем не менее, его использует огромное количество предприятий. Здесь всё просто: есть своя учетная служба, никакого стороннего вмешательства в её работу нет.
Плюсы:
* информационная безопасность;
* полный контроль за работой бухгалтеров;
* возможность получить требуемую информацию сиюминутно.
Минусы:
* когда специалисты долго «варятся в собственном соку», утрачивается их способность подстраиваться под меняющиеся условия и менять учет;
* сложно оценить квалификацию сотрудников и соответствие учета реалиям;
* сложно понять состояние учета и наличие всех необходимых регистров;
* материально-техническое оснащение бухгалтерии полностью лежит на плечах предприятия.
Ключевая проблема, которую я вижу в этом варианте – появляющаяся со временем зашоренность мышления сотрудников и их неспособность быстро меняться, когда того потребует среда. Без новых сотрудников с отличным от принятого на предприятии мышления об изменениях в процессе учета говорить сложно, а в условиях быстрого изменения окружающей среды это очень важно
- Бухгалтерский учет ведется собственными силами, но иногда привлекаются сторонние консультанты или аудиторы. Цель привлечения внешних специалистов может быть различной — независимая проверка состояния бухгалтерского учета или правильности составления отчетности, консультирование и помощь при изменении учетной политики или внедрении новых методов учета и т.д.
Плюсы те же, что в пункте выше, но нивелируются его минусы:
* появляется возможность проверки квалификации сотрудников и их соответствия должности, а также качества учета;
* внешний консультант может выявить возможности оптимизации численности бухгалтерской службы и сокращения затрат на неё.
Минусы:
* дополнительные расходы на внешнего специалиста;
* необходимо осторожно выбирать консультанта с учетом особенностей предприятия и требований информационной безопасности.
- Бухгалтерский учет ведется собственными силами, но, кроме того, существуют постоянный или систематический дополнительный контроль и/или методологическая поддержка внешнего консультанта.
Плюсы:
Кроме вышеперечисленных, появляется:
* повышение качества учета;
* возможность в текущем режиме оперативно решать методологические вопросы и перестраивать учет в соответствии с потребностями организации;
Минусы. К отмеченным в предыдущем пункте добавятся:
* существенное увеличение расходов на обслуживание учетного процесса
- Бухгалтерский учет ведется на предприятии, но отчетность составляется внешней стороной (главбух на аутсорсинге, бухгалтерская или аудиторская фирма и т.д.). Отчетность в контролирующие органы отправляется самим предприятием, бухгалтерские базы и отчетность находятся внутри организации. Довольно распространенный вариант среди небольших предприятий, который полностью обеспечивает оперативной информацией текущее управление предприятиям и позволяет сэкономить на содержании в штате высококвалифицированного специалиста (главбуха)
Плюсы:
* экономия на штатном главном бухгалтере;
Минусы:
* сложно контролировать и оценивать действия аутсорсера;
* сложно перестраивать учетный процесс в случае необходимости.
- Оперативный учет ведется на предприятии, а бухгалтерский – сторонней организацией. Так работают очень многие мелкие предприятия и ИП, которые имеют право не сдавать вообще или сдавать упрощенную бухгалтерскую отчетность, а потому ведется бухучет «для галочки» приходящим бухгалтером или бухгалтерской фирмой. Часто отношения даже не закреплены договором. Бухгалтерские базы и отчетность хранятся чаще всего у исполнителя.
Плюсы:
* низкие затраты на обслуживание бухгалтерского учета;
Минусы:
* повышенные информационные риски;
* нет возможности проверить качество ведения бухучета;
* с уходом бухгалтера могут уйти и базы, хранящиеся у него;
- Основной массив учетных функций осуществляется внутри организации, но какие-то из них выносятся на сторону. Такой вариант широко применяется на западе. При таком подходе имеет смысл отдавать подрядчику наиболее рутинные однотипные операции с минимальной. Хотелось бы привести примеры из отечественной практики, но пока ничего в голову не приходит, кроме составления отчетности по фирмам, которые прекращают свою деятельность («идут под нож»).
Плюсы:
* снижение затрат на обслуживание отдельных учетных функций;
Минусы:
* необходимо очень внимательно прорабатывать договор аутсорсинга, что влечет за собой доп. затраты на юристов;
* необходимо четко прописывать алгоритм и все особенности передаваемой на сторону функции.
- Самый агрессивный вариант — все учетные функции выполняются сторонней организацией. Очень рискованный вариант, когда всё функционирование предприятия фактически зависит от того, кто неподконтролен его руководству.
Плюсы:
* сведены к минимуму или отсутствуют затраты на учетный процесс.
Минусы:
* повышенные информационные риски;
* отсутствие контроля над действиями исполнителя;
* огромная зависимость от исполнителя и возможность полной парализации в один момент деятельности предприятия;
* невозможность быстро и сиюминутно получить требуемую информацию;
* гораздо более сложные договорные отношения и необходимость привлечения высококвалифицированного юриста для подготовки и работы с этими договорами.
Какой вариант выбрать?
На этот вопрос каждый должен ответить сам в зависимости от своих потребностей и возможностей с учетом отмеченных выше плюсов и минусов.
Я сторонник интеграции оперативного, бухгалтерского и управленческого учета, а потому не поддерживаю передачу ведения учета на сторону. Только руководство предприятия знает, какая информация ему нужна для управления, в каких разрезах, с какой частотой. С другой стороны – они часто не знают, какую информацию может дать учет и информационная система, потому нужен плотный контакт между учетом и управлением. В случае с внешним ведением учета такого контакта достичь очень сложно.
С моей точки зрения наиболее рациональными, интересными, дешевыми и безопасными являются варианты 2 и 3, когда предприятие имеет свою бухгалтерскую службу, но в случае необходимости прибегает к услугам внешних консультантов для решения возникающих вопросов или оценки качества учета и отчетности, квалификации сотрудников и т.д.
Правильно выбранный внешний консультант может стать связующим звеном между управлением предприятия и его учетной службой. Он может помочь организовать учет так, чтобы тот удовлетворял информационные потребности управления, минимизируя при этом дополнительную нагрузку на персонал.
Именно внешний консультант способен свежим взглядом посмотреть на систему учета и выявить в ней то, что пора менять и улучшать. Кроме того, он может смоделировать и начать процесс постепенной перестройки учета без отвлечения специалистов от работы и поэтапно вывести учет на новый уровень.
Обратить внимание
На что следует особенно обратить внимание при выборе партнера и заключении договора, особенно в случае решения о ведении учета на стороне:
— репутация контрагента и рекомендации;
— квалификация сотрудника, который будет заниматься ведением учета вашего предприятия;
— кто будет юридической стороной в договоре (ИП или ООО);
— также четко должно быть прописаны:
- способ и периодичность передачи первичных данных;
- место хранения первичной документации;
- место хранения учетной базы и способ подключения к ней;
- место и способ отправки отчетности и её хранения;
- виды отчетности, за составление и отправку которой отвечает исполнитель;
- виды учетных операций, выполняемых исполнителем;
— В случае передачи на сторону ведения учета или сдачи отчетности, в договоре должна быть прописана ответственность подрядчика с учетом всех возможных рисков и неявных издержек. Почему это важно? Потому что, простая блокировка счета организации из-за несданной отчетности может парализовать работу предприятия: сорвать участие в важном аукционе или тендере, приобретение лицензии, очень важную поставку и прочее. Формально и документарно свои убытки тут доказать будет сложно, хотя они могут быть огромными.
На этом сегодня всё. Надеюсь, прочитанный материал немного развеял иллюзии относительно внешнего ведения учета, а также стал поводом задуматься и пересмотреть своё мнение на счет организации учетного процесса.
Статья со временем будет ещё немного дополняться и обновляться. В планах на ближайшую неделю-две добавить в статью цифры.
Если есть вопросы, предложения или замечания, пишите в комментариях или здесь.
Если есть интерес к сотрудничеству – форма обратной связи или страница с моим предложением к вашим услугам.
Работаю уже несколько месяцев с компанией «Бизнес Легко» и правда полегчало.